Le guide de l'employeur

Ce Guide social de l’employeur a été conçu afin de répondre à vos premières interrogations en matière sociale. Il se compose de plusieurs fiches à télécharger ci-dessous et sera alimenté au fur et à mesure. 

Il n’est pas exhaustif et a une vocation purement indicative.

Il présente les principales règles du droit du travail sans tenir compte des dispositions de la convention collective applicable à votre entreprise.

Votre expert-comptable et son équipe sont à votre disposition pour approfondir toutes vos questions.

Pour déterminer les droits des salariés, qu’il s’agisse d’établir les payes, de rédiger les contrats de travail… il faut avoir une bonne connaissance de la convention collective applicable.

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Il peut être opportun de négocier un accord d’entreprise qui complète et/ou déroge à la convention collective, pour donner plus de souplesse à l’employeur.

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Depuis le 1er janvier 2020, la mise en place du règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés (auparavant, cela concernait celles d’au moins 20 salariés). Si l’entreprise n’atteint pas ce seuil, elle peut cependant avoir intérêt à prévoir à un règlement intérieur pour mettre en place des procédures de contrôle des salariés (alcool et drogue) afin de pouvoir, le cas échéant, les sanctionner dans un cadre sécurisé, pour les postes à risques (bâtiment…).

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Depuis le 1er janvier 2020, la mise en place du règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés (auparavant, cela concernait celles d’au moins 20 salariés). Si l’entreprise n’atteint pas ce seuil, elle peut cependant avoir intérêt à prévoir à un règlement intérieur pour mettre en place des procédures de contrôle des salariés (alcool et drogue) afin de pouvoir, le cas échéant, les sanctionner dans un cadre sécurisé, pour les postes à risques (bâtiment…).

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L’employeur qui décide d’embaucher un salarié est soumis à un certain nombre d’obligations dont le non-respect peut être lourdement sanctionné.

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En cas d’embauche d’un salarié étranger, des formalités spécifiques doivent être effectuées, qui s’ajoutent aux formalités décrites dans la fiche précédente.

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Les personnes de moins de 18 ans non émancipées ne peuvent conclure de contrat de travail qu’avec l’autorisation de leur représentant légal. Dans certains cas, des démarches spécifiques doivent être effectuées auprès de l’inspection du travail. Ces formalités s’ajoutent à celles liées à l’embauche de tout salarié (Fiche 5).

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Tout employeur doit organiser la surveillance médicale des salariés qu’il emploie.

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Les prestations de prévoyance, dont la complémentaire santé, permettent d’assurer la couverture des salariés en matière de maladie, de maternité, d’invalidité, de décès, d’accident du travail… Cette couverture, qui nécessite l’adhésion de l’entreprise et l’affiliation du salarié, est facultative ou obligatoire selon les situations. Par ailleurs, l’employeur doit affilier les salariés à une caisse de retraite complémentaire.

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L’employeur est tenu d’afficher un certain nombre d’informations sur le lieu où est effectué le travail du salarié, dans un endroit accessible. La plupart des obligations en matière d’affichage ont été remplacées par une obligation d’information du salarié par tout moyen (diffusion via le site intranet de l’entreprise par exemple).

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Tout employeur, quels que soient son effectif et son activité, est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et de documents obligatoires.

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Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) est le contrat de droit commun.

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Le contrat à durée déterminée (CDD) est un contrat dérogatoire au droit commun et ne peut être conclu que dans les cas énumérés par la loi. Il ne peut avoir pour objet ou pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise. À défaut, il peut être requalifié en CDI.

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Le contrat de travail à temps partiel est un contrat dérogatoire au contrat de droit commun. La durée du travail est inférieure à la durée légale du travail, ou à la durée conventionnelle. En principe, il est conclu pour une durée minimale hebdomadaire de 24 heures. Le non-respect des dispositions légales peut être sanctionné par la requalification en contrat à temps plein.

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Un salarié sous contrat de travail temporaire (intérimaire) est embauché et rémunéré par une entreprise de travail temporaire (ETT) qui le met à la disposition d’une entreprise utilisatrice pour une durée limitée, dénommée mission.

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Le contrat d’apprentissage est un contrat de formation en alternance prévoyant des périodes d’activité en entreprise et des périodes de formation théorique dispensées dans un centre de formation d’apprentis (CFA). Il est régi par des règles particulières et permet à l’employeur de bénéficier d’une aide financière.

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Les entreprises peuvent, à certaines conditions, accueillir des stagiaires, qui ne sont pas des salariés. Un stage d’étudiant ne peut pas être proposé pour exécuter dans l’entreprise une tâche correspondant à un poste de travail permanent.

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Le salaire est, en principe, librement négocié par l’employeur et le salarié, sous réserve de respecter les dispositions légales et conventionnelles relatives au SMIC et au salaire minimum conventionnel. Sauf quelques rares exceptions, la rémunération doit être mensualisée et le salaire est payé une fois par mois. Le versement du salaire s’accompagne de la remise du bulletin de paie.

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À certaines conditions, en cas de maladie du salarié, l’employeur peut être tenu de l’indemniser. La maladie suspend le contrat de travail et ne peut motiver un licenciement.

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L’accident du travail est celui qui est survenu par le fait ou à l’occasion du travail, et sa survenance entraîne un certain nombre d’obligations pour l’employeur, notamment en termes de déclaration et de prévention. Une maladie contractée par un salarié peut être considérée comme d’origine professionnelle lorsqu’elle est contractée en lien avec son activité professionnelle.

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La salariée enceinte bénéficie d’un certain nombre de droits : congé maternité, autorisations d’absences, protection contre le licenciement…

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Tout salarié a droit à des jours de congés payés. La durée des congés dépend des droits acquis par le salarié. L’organisation des départs en congés incombe à l’employeur qui est tenu à un certain formalisme.

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L’activité partielle (ex : chômage partiel) peut être mise en place en cas de réduction ou de suspension temporaire de l’activité imputable à la conjoncture économique.

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Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues de former leurs salariés et de participer au financement de la formation professionnelle.

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En dehors de l’entretien annuel d’évaluation qui a un caractère facultatif (mais qui est largement pratiqué), l’employeur a l’obligation d’organiser des entretiens dont certains sont liés à des situations particulières. Il faut les répertorier afin d’ajuster les procédures et le contenu des entretiens, d’autant qu’il y a des sanctions. Pour prouver que ces entretiens ont eu lieu, et pour le suivi de la rédaction d’un compte-rendu est indispensable.

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Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

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La durée légale du travail est de 35 heures, mais les salariés peuvent travailler moins (temps partiel) ou plus (heures supplémentaires). L’employeur est tenu à certaines obligations telles que le respect des durées maximales du travail, le décompte des heures de travail…

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Les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 h). L’employeur peut imposer l’accomplissement d’heures supplémentaires dans l’intérêt de l’entreprise. Ces heures doivent être décomptées et payées avec des majorations ou remplacées par un repos équivalent, à certaines conditions.

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L’employeur peut, à certaines conditions, conclure une convention de forfait, en heures ou en jours, avec un salarié. Dans ce cas, le contrat prévoit que la rémunération versée correspond à une durée de X heures, incluant des heures supplémentaires ou X jours.

Les conventions de forfait en jours concernent essentiellement les cadres autonomes et permet d’éviter le paiement d’heures supplémentaires, la durée du travail étant exprimée en jours et non en heures. La conclusion de conventions de forfait est soumise à certaines conditions, qui dépendent de la nature du forfait.

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Le licenciement est la rupture du contrat de travail à durée indéterminée à l’initiative de l’employeur. Pour licencier un salarié, l’employeur doit motiver la rupture par une cause réelle et sérieuse et respecter une procédure spécifique.

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Le licenciement pour motif économique est effectué par un employeur pour un motif non inhérent à la personne du salarié. La procédure de licenciement pour motif économique dépend du nombre de licenciements envisagés et de la taille de l’entreprise.

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La démission est la rupture unilatérale du contrat à durée indéterminée (CDI) par le salarié. Pour être valable, le salarié doit manifester de façon claire et non équivoque sa volonté de mettre fin au contrat de travail.

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La rupture conventionnelle est une rupture d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. Sa mise en œuvre nécessite une procédure spécifique.

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L’employeur ou le salarié peut prendre l’initiative de rompre le contrat en vue de la retraite, à certaines conditions. Dans le premier cas, il s’agit d’une mise à la retraite, dans le second, d’un départ volontaire à la retraite, les conséquences étant différentes, notamment en matière de procédure et de coût.

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En principe, le CDD prend fin à son terme et les cas de rupture avant ce terme sont limitativement énumérés par la loi.

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Le comité social et économique (CSE) est l’instance représentative élue du personnel dans l’entreprise. Il fusionne les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les syndicats représentatifs peuvent désigner, à certaines conditions, un délégué syndical. Les missions de ces derniers ne sont pas envisagées dans cet ouvrage.

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La participation et l’intéressement ont pour objet de faire bénéficier l’ensemble des salariés d’une prime collective calculée en fonction des bénéfices ou des performances de l’entreprise. La participation aux résultats de l’entreprise est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés et fonctionne sur la base d’une formule de calcul légale, alors que l’intéressement est facultatif et que ses modalités de calcul offrent plus de souplesse. Par ailleurs, l’intéressement est un facteur de motivation et de fidélisation des salariés.

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Il existe un certain nombre d’avantages sociaux que l’employeur peut accorder aux salariés, bénéficiant d’un régime social avantageux.

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